中小企業・ベンチャーのための経理・総務の基本・効率化のための情報サイト

クラウドで業務効率化の取り組み
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中小企業・ベンチャーでは、経理・総務を中心としたバックオフィス業務は、専任の担当者がいなかったり、少ない人数で回していることが多いのが現状です。

専任の担当者がいない場合、本業ではない中で試行錯誤しながらやっていると、わからないこともたくさんあり、ミスに繋がりがちです。
専任の担当者がいても少ない人数で回している場合、総務・経理を兼任していることが多く、担当する範囲が広いことが多いかと思います。

このサイトでは、総務・経理を担当してきた者が、自身の経験を踏まえ、中小企業・ベンチャー向けに、基本的な仕事の内容や効率化のポイント・取り組みなどを紹介しています。
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経理業務効率化のポイント

「経理」の担当範囲は会社によって様々です。
例えば、請求書の発行は経理が担当しているケースもあれば、各担当者が発行しているケースもあります。 会計システムへの記帳は経理が行っているケースもあれば、税理士さんなどに記帳代行を委託しているケースもあります。

ただ、共通して言えることは、経理業務がない会社はなく、ビジネスの規模に応じて、経理業務の量も複雑さも増していきますので、 安定した会社の運営のためには、経理業務の効率化は不可欠です。

業務全体を把握する

どの仕事でも同じですが、まずは業務全体を把握することが第一歩です。日常業務・月次業務・年次業務に分けて、経理業務の全体像を把握すると良いでしょう。
納税など期限を過ぎてはいけない業務もありますので、期限が決まっているものを軸に大まかな業務スケジュールを立てると、スムーズに業務を行うことができます。

社内でやるもの、アウトソースするものを整理する

社内に十分な体制があれば全て社内で行う方法でも良いですが、中小企業・ベンチャーにおいては、十分なバックオフィス体制があるところは非常に少ないです。

そこで、社内で行うものとアウトソースするものを整理し、外部の力を借りて効率的に業務を回していくことも非常に重要です。
例えば、「会計システムへの記帳」は、税理士さんに記帳代行を依頼しているケースも多いです。 税理士さんに記帳代行を依頼すると、単純に作業分担ができるだけでなく、正確性や税理士さんが会社の数字を随時把握できるなど、決算を見据えたメリットもあります。

社内での業務フローを整理する

経理の仕事は、経理だけで完結するものではありません。全てのもとになる情報は、他の社員をはじめ、会社の営業活動によって発生します。
例えば、請求書を発行してよいかどうかというのは、経理だけで判断することはできず、必ず現場担当者に確認が必要です。 これを経理が都度担当者に確認していたら、非常に手間ですし、効率もよくありません。担当者から経理へ連絡が行くような流れを作ることが重要です。
また、経費精算のように全社員が関係するものの場合は、しっかりと期限を決めておき、提出の催促をしなくて済むようにします。

クラウドサービスを活用する

最近は、中小企業向けの社内業務を効率化するクラウドサービスも出てきています。
Excelで業務を管理するのは、規模の拡大とともに煩雑になってきますので、なるべく早い段階で、クラウドサービスの導入をお勧めします。

クラウド型業務・経営管理システム「board」では、 見積書・請求書などの書類作成はもちろん、経理業務の効率化のための機能が多く用意されています。

  • 見積書から自動的に請求書が生成されるため、請求書作成の手間軽減
  • 「請求OK」を知らせることで、担当者から請求書発行者へのスムーズな連携
  • 未請求・未払い・未入金が簡単にわかる
  • 自動的に入金予定表を生成
  • 源泉徴収の納付管理まで可能

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