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請求書発行後、入金期限までに振込がなかった場合の対応

2018-05-07 10:46:00
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請求書を正確な内容で発行・送付した場合でも、何かしらの手違いなどで期限までにきちんと振込されないことがあります。
今回は、支払期限までに入金が確認できなかったときの対応方法と工夫をまとめて紹介していきます。

 

【目次】
入金確認ができなかったときにすべきこと
文書やメールで入金確認をするときのポイント
回収が難しいときの対処法
未入金にすぐ対応するための工夫
まとめ

 

入金確認ができなかったときにすべきこと

支払期限までに入金が確認できなかったときは次のように考え、速やかに確認しましょう。

送付した請求書に誤りがないか

まずは、発行した請求書の「会社名」「住所」「部署」「担当者名」などの送付先、「請求内容」「口座番号などの振込先情報」「支払期限」などの請求情報に誤りがないか社内で確認し、請求書を送付した取引先にも確認の連絡をします。

この確認で記載内容に誤りがあった場合は、相手の経理に請求書が届いていなかったり、口座番号違いで振込ができなかったなどで請求が滞っている可能性が考えられます。

相手が支払期限を忘れていないか

振込を忘れていたり期限の日付を誤って覚えていたなども、よくある原因の一つです。
請求書を送付した取引先へ確認の連絡をして、次回の請求書から入金期限を強調して記載するなど、入金期限をしっかり伝えるようにすると、未払いをある程度防ぐことができます。

 

文書やメールで入金確認をするときのポイント

入金確認の連絡をする際、「入金期限が過ぎているので早く支払ってください」とストレートに伝えてしまうと、その言葉を受けた相手が不快な気持ちになってしまうかもしれません。
以下の文例のように行き違いの可能性を考慮した一言を添え、丁寧な言い回しを意識した内容にすると、当たり障りなく相手に伝えることができます。

文書で入金確認をする場合の文例

「請求番号××××-×× お支払い確認のお願い」

拝啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます。
さて ◯月◯日付にお送りした「請求番号××××-××(お支払い期限:◯月◯日)」の請求書について、弊社で未だ入金の確認ができておりません。

何らかの手違い等と存じますので、今一度お支払いされているか確認の上、◯月◯日(△)までにご入金くださいますようお願い申し上げます。

なお、行き違いで既にお支払いただいておりましたら、ご容赦願います。

敬具

1. 請求日
20××年◯月◯日

2. 請求内容
・××開発費 1式 100,000円
・資材A 10セット 50,000円

3. 請求金額
150,000円(税込)

4. 支払期限
20××年◯月◯日

5. 振込先
△△銀行 本店
口座番号:(普通)123456
名義人名:◯◯◯◯カブシキガイシャ

以上

 

メールで入金確認をする場合の文例

「請求番号××××-×× お支払い確認のお願い」

□□□□株式会社 △△部
部長 鈴木 一郎 様

いつもお世話になっております。◯◯◯◯株式会社の山田です。
◯月◯日付にお送りした「請求番号××××-××(お支払い期限:◯月◯日)」の請求書について、未だ入金の確認ができておりません。

ご多忙の中お手数ではございますが、ご確認の上、◯月◯日(△)までにお支払いをお願いいたします。
念のため、上記の請求書をPDFファイルにて添付いたしますので、併せてご確認いただければ幸いです。

なお、本メールと行き違いで既にお支払いただいている場合はご容赦ください。

 

回収が難しいときの対処法

請求書の有効期限は、商品の代価など民法第173条に該当するものは2年、飲食料の立替え金など民法第174条に該当するものは1年と定められています。
いずれにしても、債権を行使しなければ消滅してしまいますので、時効になってしまう前に未払いの状態を解消したいものです。

取引先に催促をしても支払いがされないなど、回収が難しい場合の対処法を紹介します。

未入金分の請求書を内容証明郵便で送付する

内容証明郵便で送付すると、文書の内容・送付元・送付先の受取日の証明されます。証明として普通郵便よりも意味合いが強いものになります。

参考:日本郵便|内容証明

支払督促を申し立てる

内容証明郵便で送付しても支払いがされない場合は、裁判所へ支払督促の申立てをする方法もあります。申立て手続きを行うと、裁判所が代わりに支払いが滞っている取引先へ督促を通知します。

内容証明郵便と異なり、裁判所を介する方法ですので、今までの取引関係などを考えて慎重に手続きを行ってください。

参考:裁判所|支払督促

 

未入金にすぐ対応するための工夫

発行した請求書控えを管理しておくことも、未入金がわかったときにすぐ対応するための工夫につながります。管理する際は、しっかりとやり方を決めておくと請求内容を確認するときなどに役立ちます。

こちらでは「ファイリングで管理する場合」と「書類を電子化して管理する場合」の管理方法を紹介していきます。

ファイリングで管理する場合は、「取引先」「年月」「未入金」「入金済」など、決めたカテゴリごとに請求書を振り分け、ファイリングするといった方法があります。

書類を電子化して管理する場合は、PDFで社内のファイルサーバに保管したり、クラウドサービスを活用して、クラウド上に保管するといった方法があります。

例えば、クラウド型の業務システムの「board」では、請求書や見積書などの書類発行の他、案件・発注単位で書類管理ができますので、気軽に請求書の電子管理ができます。

関連:文書管理の重要性・管理方法の基本総まとめ

 

まとめ

入金期限までに振込がなかったときは、相手に非があると責めず、まずは自社で手違いがないかを確認をした上で取引先へ確認するようにしましょう。
催促や督促をする際も、後々の取引きのことや相手の気持ちを考慮しつつ、支払ってもらえるようにしっかりと丁寧に用件を伝えることも必要です。

本記事で紹介した内容を、実際に対応するときの対応方法の参考として活用していただければ幸いです。

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