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見積書・発注書・発注請書・納品書・検収書・請求書・領収書の役割と作成タイミング

2018-01-16 10:33:00
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商品やサービスなどを取引する際、見積から入金に至るまで様々な書類を用います。
書類を適切なタイミングで作成・提出するためには、用いる書類の役割と作成タイミングを理解することが重要です。

今回は、取引きで発生する主な書類の役割と作成タイミングを、商品やサービスの売買取引の流れに沿って紹介していきます。

 

見積書

受注者が発注者から商品やサービスの見積依頼を受けて、数量・金額・支払方法などの取引条件を発注者に提示するときに用いる書類です。
発注者は見積書を見て発注するか判断をしますので、書面に記載した取引条件に抜け漏れがないかなど細かく確認した上で提出しましょう。

見積書は、発注者から依頼をいただいたら速やかに作成・提出することが望ましいといわれています。
時間がかかってしまうと、この後の取引に影響する可能性が高まってしまいますので、時間がかかる場合は、その旨を伝えて相手にご迷惑をかけないようにする心掛けも必要です。

また、見積書に有効期限を記載して提示することが多いです。発注者が発注するかの判断を促しやすくなるだけではなく、時間経過に伴う価格変動などのリスクを回避する備えにもなります。
有効期限の設定は法的な制限はなく、一般的に2週間〜6ヶ月程度が多いようです。

見積書の作成のポイントは「見積書作成・書き方と無料エクセルテンプレート!独立・起業したら最低限知っておくべきポイントまとめ」をご確認ください。

 

発注書(注文書)

発注者が正式に発注する際、作成・受注者に提出される書類です。「発注書」は「注文書」とも呼ばれていますが、どちらも同じ役割を持ったものです。

発注者が作成して受注者へ提出するケース、受注者が作成して発注者に捺印してもらうケースがありますので、希望を確認して作成の有無や作成方法を決めておきましょう。

発注書(注文書)の作成のポイントは「発注書(注文書)作成・書き方と無料エクセルテンプレート!独立・起業したら最低限知っておくべきポイントまとめ」をご確認ください。

 

発注請書(注文請書)

受注者が発注者から申し込みのあった発注を正式に受けることを伝える書類です。「発注請書」は「注文請書」とも呼ばれていますが、どちらも同じ役割を持ったもので、発注を正式に受けるときに作成します。

取引内容によっては発注請書(注文請書)が不要なケースがありますので、書類作成の有無は確認しておきましょう。

 

納品書

発注者へ商品やサービスを納品する際に、何を納品したかをわかりやすく伝えるために受注者が作成する書類です。発注者は受領した納品書を元に発注内容通りに納品されているかの検品を行います。

必須の書類ではないため、作成が不要なケースもありますので、書類の有無は確認して決めておきましょう。

納品書を送付するときに納品物と同梱して送るケースも多くありますが、その際、信書扱いになってしまうと配送業者に受け付けてもらえませんので、同梱するときに納品書を封緘しない状態にして送るなどの工夫が必要です。

参考:総務省|「信書に該当する文書に関する指針」

納品書の作成のポイントは「納品書作成・書き方と無料エクセルテンプレート。検収書・受領書・領収書・請求書との違い」をご確認ください。

 

検収書

発注者が納品物の検品を実施して問題なかったときに、提出される書類です。受注者は検収書の受領をもって納品が完了したこととなり、請求書作成業務に進みます。

作成が必須の書類ではありませんので、作成の有無は確認して決めておきましょう。

 

請求書

受注者が提供した商品やサービスの代金を発注者へ請求するための書類で、取引上だけではなく、経理的な観点においても金銭のやり取りを残す文書として重要な役割を担っています。

商品を納品した後や検収書を受領したタイミングで作成することが多く、書類には請求金額・請求内容の明細・支払期限・支払方法などの情報を記載して提出します。

この書類がないと発注者は支払いができませんので、請求漏れなどがないように注意しましょう。

請求書の作成のポイントは「請求書作成のすべて!独立・起業前に確認したい請求書の書き方・様式から注意点までぜんぶ教えます」からご確認ください。

 

領収書

受注者が請求した代金を受領した証明として発注者へ提出する書類で、二重払いや再請求を防止する役割もあります。

代金を受領したときに作成するものですが、必須の書類ではないため、必要に応じて作成します。作成の有無は相手に確認してすぐに提出できるよう準備しておきましょう。

領収書の作成のポイントは「【受託ビジネス編】収入印紙の必要な書類・領収書や基礎知識まとめ」からご確認ください。

 

まとめ

取引で用いる書類には、役割と作成するタイミングがそれぞれあることを紹介してきました。

これらの書類は取引の安全性を高めるものですので、すべて出さなければならない書類ではありません。取引が長く信頼関係がある場合は作成しなかったり、取引内容を記載した契約書を作成するため、これらの書類を作成しないケースもあります。

本記事を参考に、自社で用いている書類が何のために作成されているのかを改めて確認・理解を深めて、円滑な取引きや発注者との信頼関係の向上などにお役立ていただければ幸いです。

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