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【ミス防止】請求書の書き方と発行時のチェックポイント+無料チェックリスト付き

2018-01-05 14:53:00
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請求書は月末など毎月決まった時期に発行や送付をしていることが多い書類です。
普段から発行し慣れていても、多くの請求書をまとめて発行していると、間違った金額を記載してしまったり、発行が漏れてしまったなどのミスも発生しがちになります。

今回は、請求書の書き方や記載項目の基本と発行時のチェックポイントをまとめて紹介していきますので、自社の請求書と照らし合わせて発行時のチェックやミスの防止にお役立てください。

 

【目次】
請求書に記載する基本項目
請求書発行時のチェックポイント
まとめ

 

請求書に記載する基本項目

請求書は提供した商品やサービスの代金を取引先に支払ってもらうための書類です。 書類の形式が決まっているものではありませんが、取引先がスムーズに入金できるよう、必要な情報が正しく記載されている必要があります。

請求書を発行するにあたって、まずは基本的な記載項目を確認していきましょう。次の請求書画像に沿って紹介していきます。

次の項目は税法で記載が義務付けられている項目です。

① 送付先

請求書を送付する相手の名称を記載します。宛名の敬称は、会社名・部署名の場合は「御中」、担当者など個人名の場合は「様」と使い分けます。

もし、役職のある人へ送る場合は「○○部長様」ですと敬称が二重になってしまいますので、「部長 ○○様」と記載すると良いです。

② 請求年月日(取引年月日)

取引がいつのものかわかるように記載します。会社の運用や取引条件によって異なりますが、請求書の発行日や締日を記載することが多いです。

③ 書類作成者の氏名又は名称

請求書の発行元である自社の会社名、住所、電話番号などを記載します。
担当者も一緒に記載しておくと、請求先から問合せがあったときにスムーズに対応できます。

④ 取引内容

摘要・商品名、数量、単価ごとの金額など請求内容の詳細を記載します。

⑤ 取引金額(税込)

請求する金額の合計(税込)を記載します。いくら請求している金額がどれくらいかわかるように文字を大きくしたり、太字にするなど強調することが多いです。

参考元:国税庁|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

 

次の項目は記載が必須ではありませんが、押さえておくと内容がわかりやすい請求書の作成に役立ちます。

⑥ 書類のタイトル・件名

請求書を受けとった取引先が何の書類が届いたのか、何に対しての請求なのかわかるように記載します。

⑦ 請求番号

書類の再発行や請求状況の確認をしたいときに番号があると特定がスムーズになり、請求書の管理もしやすくなります。発番するときは番号が重複しないように注意しましょう。

⑧ 自社の社印

請求書に利用される社印は角印が多く、自社名に少しかぶせるように捺印します。
法律上で捺印は必須ではありませんが、送付先によって捺印されていないと処理が出来ないケースがありますので、捺印をしておいた方が取引を滞りなく進めやすくなります。

⑨ 支払期限

「振込期限」や「入金期限」などと記載することもあります。
支払期限は取引条件を提示や確定するタイミングなどで確認し、請求時に書面に記載します。

⑩ 支払方法・振込先

支払方法の名称を記載します。銀行振込の場合は、金融機関名・支店名・種別(当座・普通)・口座番号・口座名義人を漏れや誤りなく記載しましょう。また、振込手数料を相手に負担してもらう場合はその旨も明記します。

⑪ 小計

税抜の合計金額を記載します。

⑫ 消費税

小計に対する消費税額を記載します。取引内容によって記載が不要なケース、摘要ごとに記載するケースがあります。

⑬ 合計金額

小計・消費税を合わせた金額です。上記必須項目の「取引金額(税込)」と数字が合致しているか確認します。

⑭ 備考

連絡事項や注意事項などがある場合はこちらにまとめて記載します。

 

請求書発行時のチェックポイント

請求書発行時のチェックポイントをいつくか紹介していきますので、ご自身が請求書を発行するときの流れと照らし合わせてご覧ください。

1. 請求ステータス、取引内容の確認

・取引内容の変更はないか
・該当の請求書が既に発行されているものではないか
・請求は漏れていないか
・発行の承認を得ている請求か

 

2. 送付先の確認

・送付先の名称は正しいか
・担当部門、担当者名は正しいか
・敬称の付け方に誤りがないか(御中、様など)

 

3. 自社情報の確認

・自社の社名、住所、電話番号、FAX番号は記載したか
・自社の担当者名は記載したか
・社印の捺印がされているか

 

4. 請求内容の確認

・取引年月日(発行日や請求書の締日など)は正しく記載したか
・請求書番号は正しいか
・書類のタイトル、件名は記載したか
・発注書や納品書の内容と請求内容(摘要・商品名、数量、単価など)が一致しているか
・数字の桁数は正しいか
・小計の計算は正しいか
・消費税率、消費税の計算は正しいか
・源泉徴収税の計算は正しいか
・端数処理方法は正しいか
・取引金額と合計金額が一致しているか

 

5. 支払方法・支払期日の確認

・支払方法の記載は取引条件と一致しているか
・金融機関名・支店名・種別(当座・普通)・口座番号・口座名義人は正しく記載したか
・支払期日は取引条件と一致しているか
・支払期日の年月日は正しく記載したか

 

6. 送付方法の確認

・送付方法は取引条件通りか

 

まとめ

請求書の発行は取引先にスムーズに入金してもらうために欠かせない書類ですので、見やすく正確な内容であることが大切です。
今回ご紹介した書類の書き方や発行時のチェックポイントは、そのための基礎でもあります。

書類の役割を果たすためにも、一度自社で発行している請求書を見直すきっかけとして参考にしていただければ幸いです。

今回紹介したチェックポイントと同じ内容のチェックリストをエクセルファイルで用意しました。請求書発行時のチェックリストとしてご利用ください。

請求書チェックリスト.xlsx

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