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発注書(注文書)の作成・書き方の基本

2018-02-05 12:05:00
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発注書(注文書)は、発注者が発注(注文)依頼をする意思表示の目的で作成される書類です。
法的に作成義務のある書類ではないため、発注書(注文書)の作成はせず、口頭のみで取引きを進めることも少なくありません。
しかし、書面で提示することで受注者・発注者の双方で取引内容の確認ができ、聞き間違いや抜け漏れを防ぐ利点もあります。

発注書(注文書)の書き方・作成の基本をまとめましたので、自社の作成方法と照らし合わせて確認してみましょう。

 

発注書(注文書)に記載する基本項目

発注書(注文書)は商品やサービスを受注者へ正式に発注するための書類です。書類の形式が決まっているものではありませんが、商品名(案件名)・数量・単価などの「発注内容」、いつまでに発注した物が欲しいかなどの「納期」を記載し、見積書の記載内容と合わせて記載していることがほとんどです。

取引をスムーズにするためには上記の項目を含め、必要な情報が正しく記載されていることが大切です。次の発注書(注文書)画像に沿って基本的な記載項目を紹介していきます。

 

次の項目は国税庁のタックスアンサーで記載が義務付けられている項目です。

① 送付先

発注する相手の名称を記載します。

② 発行年月日(発注日)

いつ発注されたかわかるように年月日で記載します。会社の運用や取引条件によって異なりますが、発注書の発行日や締日を記載することが多いです。

③ 書類作成者の氏名又は名称

発注元の会社名、住所、電話番号などを記載します。

④ 取引内容

摘要・商品名、数量、単価ごとの金額など発注内容の詳細を記載します。

⑤ 取引金額(税込)

発注金額の合計(税込)を記載します。金額がどれくらいかわかるように文字を大きくしたり、太字にするなど強調することが多いです。

参考元:国税庁|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

 

次の項目は記載が必須ではありませんが、押さえておくと内容がわかりやすい発注書づくりに役立ちます。

⑥ 書類のタイトル・件名

発注書の受取先が何の書類が届いたのか、何の発注に対しての書類なのかわかるように記載します。

⑦ 発注番号

書類の再発行や発注状況の確認をしたいときに番号があると特定がスムーズになり、発注書の管理もしやすくなります。発番するときは番号が重複しないように注意しましょう。

⑧ 納期

商品やサービスを納品する期日を記載します。例のように「別途ご相談」などと記載をすることもあります。

⑨ 支払条件

発注先との取引条件など確認し記載します。

⑩ 小計

税抜の合計金額を記載します。

⑪ 消費税

小計に対する消費税額を記載します。取引内容によって記載が不要なケース、摘要ごとに記載するケースがあります。

⑫ 合計金額

小計・消費税を合わせた金額です。上記必須項目の「取引金額(税込)」と数字が合致しているか確認します。

⑬ 備考

納品場所や連絡事項などをまとめて記載します。

 

まとめ

発注書(注文書)は、目にする機会の多い社外文書の1つです。商品やサービスの発注(注文)の際、見積書をベースに注文内容や納期の希望などを提示する役割がありますので、受領した相手に分かりやすく正確な内容であることが大切です。

今回まとめた内容は作成や書き方の基本ですので、自社の作成方法にプラスする知識として今後の発注書(注文書)作成にお役立てください。

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