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見積書の書き方・作成の基本

2018-02-20 13:21:00
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見積書は、発注者から商品やサービスの見積依頼を受けたときに受注者が作成する書類です。
発注者は見積書に記載している金額などの情報をみて発注や契約の締結をするか判断しますので、取引きを左右する重要な書類とも言えます。
法的に作成義務のある書類ではありませんが、発注者から求められた場合は作成することが望ましいとされています。

見積書の書き方・作成の基本をまとめましたので、自社の作成方法と照らし合わせて確認してみましょう。

 

見積書に記載する基本項目

書類の形式は決まっているものではありませんが、商品名(案件名)・数量・単価などの「見積内容」、商品やサービスにかかる代金の支払方法などの取引条件を記載します。

見積書に有効期限を設けることもあり、時間経過に伴う価格変動に対するリスク回避や相手の意思決定を促す効果があります。一般的に2週間〜6ヶ月程度で期間を設定することが多いです。

取引きをスムーズにするためには上記の項目を含め、必要な情報が正しく記載されていることが大切です。次の見積書画像に沿って基本的な記載項目を紹介していきます。

次の項目は国税庁のタックスアンサーで記載が義務付けられている項目です。

① 送付先

見積書を送付する相手の名称を記載します。宛名の敬称は、会社名・部署名の場合は「御中」、担当者など個人名の場合は「様」と使い分けます。

役職のある方が担当者の場合は、「部長 ○○様」と役職を氏名の前にすると二重敬称にならず、きれいに記載できます。

② 発行年月日

いつ見積書を発行したかわかるように年月日で記載します。見積書の有効期限を設定する場合は、発行年月日が必要になりますので記載漏れがないようにしましょう。

③ 書類作成者の氏名又は名称

見積書の発行元である自社の会社名、住所、電話番号などを記載します。担当者も記載しておくと、発注先からの問合せがあったときなどスムーズに対応できます。

④ 取引内容

摘要・商品名、数量、単価ごとの金額など見積内容を詳しく記載します。国税庁では次の記載方法が認められています。

(1) 課税期間の範囲内で、一定の期間内の取引をまとめて記載する方法
(2) 商品名等について、個々の名称でなく包括的な記載であっても、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法
(3) 商品名を記号や番号などで表示してあっても、記号表などにより、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法

引用:国税庁|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた「2 請求書等の記載内容は次のような方法も認められています。」

⑤ 取引金額(税込)

見積金額の合計(税込)を記載します。金額がどれくらいかわかるように文字を大きくしたり、太字にするなど強調することが多いです。

参考元:国税庁|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

 

次の項目は記載が必須ではありませんが、記載しておくと内容がわかりやすい発注書を作成する際に役立ちます。

⑥ 書類のタイトル・件名

発注先が見積書を受け取った際、何に関する見積書かがわかるように記載します。

⑦ 見積番号

書類の再発行や見積状況の確認をしたいときに番号があると特定がスムーズになり、見積書の管理もしやすくなります。発番するときは番号が重複しないように注意しましょう。

⑧ 納期

商品やサービスを納品する期日を記載します。例のように「別途ご相談」などと記載をすることもあります。

⑨ 有効期限

時間経過による価格変動が伴う取引きや、相手が発注するかの判断を促しやすくするためなどで設けることが多いです。
有効期限は法的な制限はありませんが、一般的に2週間〜6ヶ月程度が多いです。

⑩ 小計

税抜の合計金額を記載します。

⑪ 消費税

小計に対する消費税額を記載します。取引内容によって記載が不要なケース、摘要ごとに記載するケースがあります。

⑫ 合計金額

小計・消費税を合わせた金額です。上記必須項目の「取引金額(税込)」と数字が合致しているか確認します。

⑬ 備考

取引条件や連絡事項などをまとめて記載します。書き方に決まりはありませんので、全体的な補足説明や契約内容など記載内容は様々です。

 

まとめ

見積書は発注先と最初にやり取りをする書類です。見やすく正確な内容で作成することにより、この後の取引きをスムーズに行うことができたり、受け取った相手へ良い印象を残すことができます。

今回は基本の書き方や作成方法をまとめたものですので、自社の方法と見比べてより良い見積書作成の参考にしていただければ幸いです。

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