Board banner big problems

納品書の書き方・作成の基本

2018-04-26 12:08:00
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

納品書は、受注者が商品やサービスを「いつ」「どこに」「何を」納品したのか発注者に伝えるための書類です。作成する際、事前に見積書や発注書を発行している場合は同じ内容で記載することが望ましいです。

納品書の書き方・作成の基本をまとめましたので、自社の作成方法と照らし合わせて確認してみましょう。

 

納品書に記載する基本項目

納品書は「いつ・どこに・何を」納品したか発注者へ知らせるための書類です。特に書類の形式が決まっていませんが、納品内容や納品日(納品書発行日)の記載は必須です。

取引きをスムーズにするために必要な記載事項を、次の納品書画像に沿って紹介していきます。

次の項目は国税庁のタックスアンサーで記載が義務付けられている項目です。

① 送付先

納品書を送付する相手の名称を記載します。
宛名の敬称が会社名・部署名の場合は「御中」、個人名の場合は「様」と使い分けます。
役職のある方が担当者の場合は「部長 ○○様」と氏名の前に役職を記載すると、二重敬称になりません。

② 発行年月日(納品日)

いつ納品書を発行したのか年月日で記載します。会社の運用や取引条件によって納品した年月日を記載することもあります。

③ 書類作成者の氏名又は名称

納品書の発行元である自社の会社名、住所、電話番号などを記載します。担当者も記載しておくと、発注先からの問合せがあったときなどスムーズに対応できます。

④ 取引内容

摘要・商品名、数量、単価ごとの金額など納品内容の詳細を記載します。国税庁では次の記載方法が認められています。

(1) 課税期間の範囲内で、一定の期間内の取引をまとめて記載する方法
(2) 商品名等について、個々の名称でなく包括的な記載であっても、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法
(3) 商品名を記号や番号などで表示してあっても、記号表などにより、課税資産の譲渡等に当たることを明らかにする方法

引用:国税庁|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた「2 請求書等の記載内容は次のような方法も認められています。」

⑤ 取引金額(税込)

納品金額の合計(税込)を記載します。金額がどれくらいかわかるように文字を大きくしたり、太字にするなど強調することが多いです。

参考元:国税庁|No.6625 請求書等の記載事項や発行のしかた

 

次の項目は必須ではありませんが、記載があるとわかりやすい内容の納品書づくりに役立ちます。

⑥ 書類のタイトル・件名

納品書の受取先が何の書類が届いたのか、何の見積もりや発注に対する書類なのか一目でわかるように記載します。

⑦ 納品番号

書類に採番していると、再発行や内容確認をしたいときに特定がスムーズになり、書類の管理もしやすくなります。発番するときは番号が重複しないように注意しましょう。

⑧ 支払条件

発注先との取引条件などを確認し記載します。

⑨ 小計

税抜の合計金額を記載します。

⑩ 消費税

小計に対する消費税額を記載します。取引内容によって記載が不要なケース、摘要ごとに記載するケースがあります。

⑪ 合計金額

小計・消費税を合わせた金額です。上記必須項目の「取引金額(税込)」と数字が合致しているか確認します。

⑫ 備考

連絡事項などをまとめて記載します。書き方に決まりはありませんので、全体的な補足説明や契約内容など記載内容は様々です。

 

まとめ

納品書は発注先へ納品した商品・サービスを依頼された通りに納めたことを知らせる大事な書類です。
経理上の観点でも納品書と請求書の金額の紐付けをしたり、納品日で経費を計上をするかどうかを判断する書類として使われることもありますので、正しく見やすい内容で作成を心掛けましょう。

今回は基本の書き方・作成方法をまとめたものですので、自社の方法と見比べてより良い書類作成の参考にしていただければ幸いです。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
Board banner big green