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請求ミスを防止する3つの工夫

2017-08-29 10:35:00
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どんな業務でもミスは背後に必ず存在するものですよね。みなさんは業務でドキッとするような経験されたことはありませんか?

特に経理はお金に関する業務をメインとしているので、請求に関しては自社だけではなく、取引先など人や他の企業との関わりも多くあります。
例えば、請求書を送り忘れてしまったり、記載する金額を間違ってしまったりするだけでも信頼関係に影響したり、損害が出てしまう可能性がありますのでミスは避けたいところだと思います。

ミスは100%防ぐことは難しいものですが、防止するための工夫をしていくことにより発生リスクを下げることが出来ます。
今回は、請求で発生するミスを防止するための工夫を紹介していきますので、参考にしていただければと思います。

 

【目次】
請求のミスで考えられる原因
ミスを防ぐ3つの工夫
クラウドサービスを活用したミスの防止
まとめ

 

請求のミスで考えられる原因

請求のミスには「請求書の作成し忘れ」「請求書の発送忘れ」「宛先の間違い」「請求金額の間違い」「二重請求」など、様々な内容があげられると思います。

ミスは請求発生から各フローで起こりうるもので、その原因には特定の人しか出来ない業務がある状態や、請求フローに関わる人との情報共有不足や、チェック担当者がいないといった業務環境などの背景があります。

気をつける、注意する、というだけでは防げるものではありませんので、発生を防ぐための工夫や仕組みを構築していく必要があります。

 

ミスを防ぐ3つの工夫

人が関わる業務では意識をしていてもミスは起こる可能性があります。その発生率を下げるための工夫をいくつかご紹介していきます。

請求ミスを防止する工夫は「経理担当者に知って欲しい!請求漏れを防止するための4個の工夫」で紹介されている工夫もおすすめですので、あわせてご覧ください。

請求スケジュール、タスク管理

請求書の発行・発送などの請求に関する作業は定期的に発生するものですが、内容によって1回だけのものや、毎月など定期的にあるもの、2回など分割するものなど、請求間隔や方法は様々です。

うっかり請求書を作り忘れたなどで請求が漏れてしまわないように、請求をする際に関わる社員の人たちとスケジュール共有をしたり、忘れないようにカレンダーなどに登録してアラートが届くようにするといった忘れ防止をしておくと良いです。

また、この請求は請求書は発行してもOKで未請求、既に請求済、などといったステータス管理も一緒にしておくと、請求漏れだけではなく、二重請求や誤請求などのミスの防止にもつながります。

 

請求書を作成するときのチェックリストを用意する

請求書を作成するためには確認しなければいけないことがいくつもあります。

取引きをする相手によって請求方法異なり、中には取引先と請求先が異なるケースなど、ミスが発生しやすいものがある可能性もあります。チェックを怠らないためのリストを用意して進めていくこともミスを防ぐ有効的な工夫になります。

例えば、請求書を作成する前には次のようなチェック項目を設けることができます。

・請求先情報(名称、氏名、書類の送付先)の確認
・送付方法の確認(メール、郵送、FAXなど)
・請求内容の確認(商品やサービスの名称、数量、単価)
・振り込み手数料の負担先の確認(先方か当方か)
・請求方法の確認(銀行振込、クレジットカード、口座振替など)
・支払期限はいつかを確認
・請求は回数の確認(定期請求ならいつからいつまでで間隔はどれくらいか、今回1回だけの請求かなど)
・請求書には何の項目が必要か確認(請求書のタイトル、請求先情報、請求書No、明細内容、金額など)

チェック項目を洗い出してリストにしておくと、1人の人が請求書の作成・発生を行なうなどの複数作業を担当するときは特に、漏れている作業やチェックすべきところはないかがわかりやすくなります。

 

複数人でのチェック

リストや書類など作成が完了したら、内容が正しいかのチェックは行いますよね。そのとき、作成した人ひとりでは限界があるのではないでしょうか。チェックする量が多ければ尚更です。

作成したものを複数人でチェックをする態勢を設けて、ダブルチェック、トリプルチェックなどとボリュームや重要度に応じて設けると、内容の整合性を高めることができます。
その際に、この人が作った請求書はあの人が見る、といったような役割分担を決めたり、捺印申請の用に確認したら確認印を押して次の確認者へ確認をお願いする、といったチェック状況の確認が明確にわかるようにしておくとよりスムーズに運用できます。

 

クラウドサービスを活用したミスの防止

請求業務の効率化でクラウドサービスを活用することも、ミスを防止するための工夫にもつながります。例えば、見積書や発注書の内容を請求書にも転記したいとき、一から転記をするのは時間もかかりますし、誤記などのミスに繋がる可能性も考えられるかと思います。

業務・経営管理システムの「board」は、受注から請求業務まで管理できるサービスで、請求は案件登録から、一括・定期(毎月請求など)・分割の3つから選択することができ、その情報から請求書を自動生成することが出来ます。

見積書から一括で明細の登録が出来るので転記ミスの防止、二重請求や請求漏れを防止するための請求状況のステータス管理機能など、請求業務を効率化やミスの発生を減らすための工夫が揃っています。

クラウドサービスですので、パッケージソフトのようにインストールは不要で、インターネットが接続できる場所であれば、パソコンからいつでも管理画面にアクセスすることができます。

 

まとめ

ご紹介したミスを防止するための工夫は、私が経理で請求業務に携わっていたときに発生した「請求書の作成し忘れ」「転記ミス」「二重請求」のミスから学んだ取り組みの一例です。
クラウドサービスを利用した請求業務の自動化や効率化も、ミスを防ぐ工夫として有効的な手段の一つになるかと思います。

お金に関わる業務の多い経理では、ミスは特に起こしたくないものですが、どのような業務にも人為的なミスは起こり得ます。
発生したときは落ち込まず、今後同じことが起こらないように前向きに防止する工夫を考えることも大切になりますので、そのときはご自身や会社にあった方法をぜひ見つけてみてください。

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