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文書管理の重要性・管理方法の基本総まとめ

2017-04-25 12:19:00
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会社には保存しなければならない文書があり、きちんとした管理をすることは、文書の行き来の多い総務をはじめとしたバックオフィスでは大切な業務になります。 

文書には紙やメールなどといった形式、社内通知や契約書など内容も様々で、それぞれに適した保管方法あり、適した方法で毎回保管していくのは複雑で大変な作業ですが、こう管理する、などと社内で保管のルールを決めておくおすすめします。

もし、ある取引先の契約内容の確認で過去に取り交わした契約書を見たい時、決まった場所にファイリングなどして保管をしていたら、すぐ取り出せて探す時間も手間も少なく済みますよね。それだけではなく、管理することによって文書の紛失や情報漏えいの防止にもなります。

文書管理がなぜ重要かや保管方法についてまとめましたので、社内での運用のヒントにつなげていただけると嬉しいです。

 

文書の保存期間については以下の記事で詳しくご覧ください。

総務・労働安全衛生関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)
人事・労務関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)
会計・経理関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)

 

【目次】
文書管理がなぜ重要なのか
文書保管の基本
 - ファイリングの基本
 - 電子化した文書の基本管理
書類の属性を知る
まとめ

 

文書管理がなぜ重要なのか

冒頭でもお話したとおり、会社には保管しなければならない文書があり、日々の経営や業務をする上で書類が発生したり、必要になる時は必ず出てきます。

必要になった時にどの文書がどこにあるかがわからないと探す時間が出てきますので、その分、業務の効率が悪くなってしまいます。 そのため、業務を効率よくするために文書管理は必要になります。

そして、文書管理が重要であるもう一つの理由が、「紛失などによる情報漏えいの防止」です。管理している文書の中には、社員の個人情報や顧客情報など外部に流出してはいけない内容が含まれているケースがあります。

もし、外部に漏えいしてはならない情報が記載されている書類を紛失してしまったらどうなるのでしょうか。
外部の人に見られてしまう可能性があるだけではなく、会社の信用を失い、損害賠償責任が発生して大きな損害を与えることにもつながります。

こうした危険を予防するためにも適切な方法で文書を管理していくことが重要とされているのです。

 

文書管理の基本

文書管理には基本の概念として、整理整頓があります。

「整理」は保存期限に到達した文書など不要となったものを処分すること、「整頓」は保存・管理が必要な文書が必要な時にすぐ取り出せるようにするなどルールを決めて配置することを指します。

まずは保存期限が過ぎていたり重複して保存しているなどの不要な文書をまとめて処分する「整理」をはじめていきます。次に、整頓を行いますが、整頓には様々な方法があるかと思います。その中でも多く利用されている「ファイリング」と「電子化」の2つの基本的な方法をまとめました。

 

ファイリングの基本

1.書類の管理番号とフォーマットを統一する

会社で取り扱う文書はある程度フォーマットが決まっていることが多いと思いますが、もし、同じ文書で部署ごとや担当者ごとにばらつきがあるようでしたら、共通フォーマットを作成して文書管理をしやすくすると良いです。

例えば、同じ取引先で担当が複数いる場合、各担当者が独自のフォーマットで見積書などの書類を出したとします。取引先の立場から見るとこの会社から来た書類という見分けにくかったり、管理しにくかったりする可能性が出てくるのではないでしょうか。

それは逆の立場でも同様のことがいえますので、あらかじめフォーマットを統一しておくと見やすさや文書の探しやすさなどが向上し、管理もしやすくなります。

更に、文書を管理していくために管理番号をつけて文書や書類の一覧表を用意しておくのも、効率の良い管理方法の一つです。管理番号は、アルファベットや作成年月日を組み合わせるなど会社によって付け方が様々です。

一覧表は「どの部署が」「誰が」「いつ」「どのような内容で」文書を作成したかなど、管理したい情報をピックアップして一覧にすると良いかと思います。

 

2.作業ごとに書類を厳選する

どのような媒体でも作業をすると文書に付随する情報が増え、それに伴って文書の量も増えていくことがあるのではないでしょうか。

そのような場合、まずは紙とデータのどちらで保管すべきかの選別をします。紙で保管することになった書類は「重要度」「進捗状況」「年月などの時系列」などのカテゴリ分けをするとわかりやすいです。

例えば、自分の机の目の前には取引先の契約書、見積書がそれぞれ山積みになっていたとします。 まずは「契約書」と「見積書」と分けることが出来ると思います。
更に、契約書は取引先ごと、契約内容の種類、契約年月日などに分けることができますし、見積書も同様に、取引先ごと、見積内容の種類、書類の発行年月日、進捗状況などで分けることができます。

 

3.厳選した書類ごとにファイリングする

書類を厳選したらファイリングをして保管します。ファイリングはクリアケース、ボックスファイル、リングファイルなど種類が豊富にありますが、いずれもインデックスを使って年月、ステータス(書類の進捗状況など)、あいうえお順などに分けておくとより、書類を探しやすくなるかと思います。

請求書をファイリングするときの一例として、取引先が固定になっていることが多く、月別で金額のチェックも必要なケースがあったとします。

その場合、まずは「取引別」の大カテゴリに書類を分け、その取引先専用のファイルを用意します。更に「年月別」の小カテゴリを作り、月ごとにインデックスを用意して請求書を振り分けて保管をしたり、月ごと以外にも支払期限別に分類する方法が良いかと思います。

もし、保管すべきか迷ったときは一時保管(保留)のファイルを別に用意しておくのも良いです。その際は他の書類と混在しないように注意してください。

 

電子化した文書の基本管理

文書の電子化は「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律の施行に伴う関係法律の整備等に関する法律」の2つを総称した「e文書法」と「電子帳簿保存法」に基いてデータ化(電子化)して文書保管する方法になります。

紙で保管とは異なり、紙の文書を保管する場所の確保が不要となり、印刷するコスト削減や書類の紛失による情報漏えいの防止ができます。

例えば「契約書」の場合、契約を取り交わす相手先の了承が必要になりますが、電子化できればデータ検索、共有のしやすさが向上します。契約書の電子化は、弁護士ドットコムが運営しているクラウドサインのようなサービスを利用すると良いと思います。
「領収書」の場合も同様にスマートフォンやスキャナーなどで電子化すれば、経費精算のためだけに出社しなくて済むなどの業務効率にもつながります。

法の整備が進み、契約書や領収書などの国税関係書類の電子化が3万円未満のみ可能だったのが2015年から金額の制限を撤廃され、2017年からは領収書のスマートフォン撮影した画像の保存が認められるなど、文書を電子化して保管しやすい体制になってきました。
そのため、各経費精算サービスも電子保存に対応してきており、最近ではペーパーレス化の取組みを進めている会社も増えているようです。

いずれも文書も電子化する際は、書類のファイリングのように、管理番号の付与や重要度などのカテゴリ分けなどをして社内のファイルサーバへ保管したり、専用のシステムなどを導入して保管するなど、様々な管理方法で運用できるかと思いますので、社内で運用方法を吟味してルールなどを設定していくと良いと思います。

また、PC画面で見るよりも紙の方が見やすいものや会議などで頻繁に使う種類の文書など、紙で保管した方がいいものとの振り分けを運用前に決めた方が保管がスムーズに行えます。

電子化可能な文書や保存の要件などの詳細は、以下の参考元や書類に関連する社労士、税理士、弁護士などの士業の方へご確認ください。

 

参考元:
経済産業省|文書の電子化・活用ガイド
国税庁|電子帳簿保存法について
日本経済団体連合会|税務書類の電子保存に関する報告書

 

書類の属性を知る

文書のカテゴリ分けで「重要度」というキーワードを出しましたが、そもそもどのような文書が重要なのか判断にこまることがあるかと思います。一般的に文書は大きく「重要な文書」と「一般的な文書」に分かれていていて各文書の特徴は以下の通りとなります。

重要な文書には、契約書、株主総会や会議の記録文書、社外秘の情報や個人情報などの機密文書など会社が重要だと判断した書類全般のことをいいます。もちろん、法律で保存期間が定められているものも重要な文書に含まれます。

一般的な文書には、重要な書類と判断された以外の文書のことで、打合せの書類やメモなど長期保管の必要がない、比較的短い期間で活用されるものになります。

一般的な文書は重要な文書と一緒に必要以上の期間まで保管されていたり、他の書類と混在して一時保管されたままというケースが多いので、ルールを設けるなど無駄な保管が発生しないようにしていく必要があります。

 

まとめ

日々、社内・社外を飛び交う文書にはそれぞれ適した保存方法や期間があり、管理が煩雑になりやすいです。
それによって保管を怠ってしまうと、書類を探すために時間を費やしてしまい、業務効率の悪化につながってしまいます。

文書の管理がどれだけ重要なことかを踏まえ、今回ご紹介した保管方法をやり方のひとつとして、ご自身の周りや社内の書類の管理方法を見直してみてください。

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