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オフィス移転時のタスク総まとめ

2017-03-02 18:16:00
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オフィス移転は会社の一大イベントです。個人の引越しとは違い、移転スケジュールの作成や物件探しなど膨大なタスクが発生します。そのため、何をすればいいのかわからないという方が少なくないかと思います。

また、オフィス移転を経験されている方の中には引越しに気を取られていて移転のご挨拶や手続き書類の提出を後回しにしたり出し忘れてしまった、という経験をされた方もいるのではないでしょうか。

今回はオフィス移転が決まった時からはじめられる必要な書類の手続きを中心に移転前〜移転後の時系列にまとめてご紹介します。

 

【目次】
移転が決まる前に準備しておきたいこと
移転前にしておきたい手続き
移転後にしていきたい手続き
その他必要な手続き
まとめ

 

 

移転が決まる前に準備しておきたいこと

移転スケジュールの作成

事業拡大で社員が増えた、会議や商談などに使えるスペースが必要になったなど、移転の理由は様々かと思います。「なぜ移転が必要なのか」など移転の動機が明確になったらスケジューリングします。
移転理由や会社の状況などによって異なりますが、大きく以下の項目で移転希望日(移転日)から逆算して作成していきます。

 

・オフィス移転計画の立案
・物件の確定
・現オフィスの契約解除、移転先オフィスの契約
・移転準備計画
・オフィスレイアウトの作成
・内装造作工事(オフィス内の壁紙や床の貼替えなど)
・移転希望日(移転日)

 

物件探し

移転計画が確定したら新オフィスに求める条件(広さ、間取り、立地、初期費用など)をまとめて物件を探します。条件に合った物件がなかなか見つからない時は譲れる条件、譲れない条件を洗い出して探すと時間を取らずに見つけられるかと思います。
現オフィスの契約解除を考慮して6ヶ月〜3ヶ月前までには確定していると良いです。物件が確定したら、速やかに現オフィスの賃貸契約解除、移転先オフィスの契約手続きに進みましょう。

 

レイアウト図の作成

レイアウト図を作成するにあたり、大きく2つポイントがあります。 

1.必要なスペースの位置取り

ワークスペース、会議室、社長室、応接室、休憩室など必要なスペースを洗い出してリスト化します。リストアップした必要なスペースを間取り図に当てはめて配置が適切か確認してレイアウトを完成させていきましょう。

 

2.ワークスペース、動線の確保

社員ひとりひとりが働きやすい空間でなければ、オフィス移転の意味がないように思えます。そのための一人当たりのワークスペースや移動しやすい広さの通路の確保が必要となります。
一人当たりのワークスペースは「3〜5坪」、動線はイスと背面のテーブルや壁の間を通ることを考慮してワークスペースは「4.5m〜1.2m」、会議室はレイアウトによりますが「4.5m〜7m」といわれています。

 

引越し見積の請求、比較

移転先オフィスが決まったら引越し見積もりをいただき比較していきます。引越し業者さんは実際に物量を見ないと見積書を出せないので日程を打合わせます。
見積書を出しに来ていただくまでに、重要な荷物はどれかや搬出・搬入時の荷物の取扱い、引越し当日のスケジュール、段ボールをいくついただけるかなど確認したい内容をまとめるとスムーズにお話が進められます。

引越しを依頼する業者が確定したら現オフィスと移転先オフィスの管理会社へ作業届(エレベーターや出入口を引越しで長時間使用するため)を提出します。

*それぞれの管理会社に作業届が必要か、届出するために必要な書類いただく必要がありますので時間に余裕を持って確認しましょう。

 

コストシミュレーションの作成

会社の雰囲気に合わせてあれこれ追加してカスタマイズしたいということが多いかと思いますが、決められた予算内で優先順位を決めてコストシミュレーションを行いましょう。以下の項目がかかる費用として多いかと思います。

 

・壁紙、床の貼替え、パーテーション設置などの内装造作工事
・インターネット回線、電話回線工事
・机やイス、移転先オフィスの窓に合わせたブラインドなど備品や機器の購入
・退去に伴う原状回復費用(※状況によって発生しない場合もあります)
・引越し代
・引越しに伴い発生したゴミの処分代 

 

 

 

移転前にしておきたい手続き

郵便局

郵便物届出変更届

提出先:移転前の受持郵便局
提出期限:移転前
提出方法:持参、オンライン申請

*窓口に提出する際、社員証、健康保険証など届出人と会社との関係が分かるものが必要です。

 

消防署

防火・防災管理者選任(解任)届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出方法:正と副の2部を持参

*期限の定めはありませんが、移転先オフィスの管理会社にも提出が必要なので速やかに届出ましょう
*防火・防災管理者に専任された方は講習を受講する必要があるか確認し、必要であれば講習の申込みを行います

 

防火対象物工事等計画届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出期限:造作工事開始の7日前
提出書類:防火対象物の概要表、案内図、平面図、詳細図、立面図、断面図、展開図、室内仕上表及び建具表
提出方法:持参

*天井まで達する高さのパーテーション設置や床の貼替えなど内装造作工事を行う際に必要な届出になります

 

消防計画作成(変更)届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出期限:オフィス移転の7日前
提出書類:消防計画書2部
提出方法:正と副の2部を持参

*オフィスを新たに借りて使用する時に必要です
*届出書及び消防計画書は管轄消防署の書式のものを使用してください

 

防火対象物使用開始届出書

提出先:移転先の管轄消防署
提出期限:オフィス移転の7日前
提出書類:オフィスレイアウト図2部
提出方法:正と副の2部を持参

*オフィスを新たに借りて使用する時に必要です
*届出書は管轄消防署の書式のものを使用してください

 

 

 

移転後にしていきたい手続き

法務局

本店移転登記

届出先:移転前の管轄法務局
届出期限:移転後2週間以内
提出書類:株主総会議事録、取締役会議事録

*貼付する収入印紙
同一管轄法務局区内に本店を移転する場合:3万円
管轄の法務局が変わる場合:6万円

 

税務局

異動事項に関する届出

届出先:移転前と移転後の管轄税務局
届出期限:移転後速やかに
提出方法:持参、郵送、e-Tax

*内容確認で登記事項証明書、定款等の写しが必要な場合があります

 

年金事務所

健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更(訂正)届

届出先:移転前の管轄年金事務所
届出期限:移転後5日以内
提出書類:移転後の登記簿謄本写しまたは賃貸借契約書写し
提出方法:持参、郵送、電子申請

*書類が「管轄内用」と「管轄外用」があるので、オフィス移転前と移転後の年金事務所の管轄を確認してください

 

労働基準監督署

労働保険名称、所在地変更届

届出先:移転後の管轄労働基準監督署
提出期限:移転後10日以内
提出方法:持参、郵送、電子申請

*内容確認で移転後の登記簿謄本写しまたは賃貸借契約書写しが必要な場合があります
*「雇用保険事業所各種変更届」を届出する時に提出が必要な書類のため先に届出をしましょう

 
*都道府県をまたいで移転した場合

労働保険関係成立届

届出先:移転後の管轄労働基準監督署
提出期限:移転後10日以内
提出方法:持参、郵送、電子申請

*内容確認で移転後の登記簿謄本写しまたは賃貸借契約書写しが必要な場合があります

 

労働保険保険料申告書

届出先:移転後の管轄労働基準監督署
提出期限:移転後10日以内
提出方法:持参、郵送、電子申請

*内容確認で移転後の登記簿謄本写しまたは賃貸借契約書写しが必要な場合があります

 

職業安定所

雇用保険事業所各種変更届

提出先:移転後の管轄職業安定所
届出期限:移転後10日以内
提出書類:移転後の登記簿謄本写し、労働保険名称、所在地変更届
提出方法:持参、電子申請

 

 

その他必要な手続き

銀行口座

手続先:銀行窓口、インターネット
届出期限:移転後すぐ
提出書類:通帳、口座のお届印、移転後の登記事項証明書、社判、窓口に行く人の本人確認資料(運転免許証など)

*窓口で手続きする際、必要になります。窓口で会社に在籍しているかの確認を行う場合があるので、本人確認資料の他に社員証や名刺も用意しておくと良いです。

 

クレジットカード

手続完了まで時間がかかるので移転が決まったら早めに連絡し、必要書類の請求や添付書類の準備をしておくと良いです。
手続き方法は、インターネット、コールセンター、郵送とカード会社によって様々です。本人確認が必要となる場合があるので、クレジットカードの名義人もしくは本人確認の時に取次ぎができる状態で手続きを行いましょう。

 

社会保険以外の各種保険

保険会社、保険の種類、証券番号、被保険者をリストアップして、各保険会社に連絡します。
手続き完了まで時間がかかるので移転が決まったら早めに連絡をし、手続き方法や添付書類などを確認して準備しておくとスムーズです。

 

インターネット、電話回線

移転が決まったらインターネットの契約会社に連絡をしていつ移転するかなどを伝えます。打合せや工事などのスケジュールの計画を立てる必要がありますので、余裕を持って行います。
インフラ周りの内容なので、やり取りが難しければ社内の詳しい人に対応してもらうのも良いかと思います。

 

設備、リースなどの契約変更手続き

複合機などリース契約しているものがあれば移転が決まったらすぐにリース会社に必ず連絡してください。移転先のオフィスへの運搬をこちらで行っていいかや変更手続でどのようなことが必要かなど確認しましょう。

 

取引先へのオフィス移転のご挨拶

オフィス移転のご挨拶は、はがきでもメールでも差し支えありません。取引先の社風などを考慮して使い分けるといいかと思います。1ヶ月〜2週間前に取引先にお知らせできている状態にするのが一般的で、「◯月◯日に移転後の住所になります」をいう旨を伝えましょう。

 

移転後住所の会社パンフレット、封筒、名刺、社判の発注

移転後すぐにお客様に名刺を渡すなど使用したい状態になる場面が全くないというわけではないので、すぐに使えるよう早めに手配することをおすすめします。

 

事務用品購入サイトなど登録情報変更

事務用品の発注やウォーターサーバーのお水の発注など普段会社で利用しているものがあるかと思います。旧住所宛に誤って発注してしまった、となる前にインターネットや電話などで住所変更を忘れずに行いましょう。

 

 

まとめ

通常の業務とは違い、オフィス移転は頻繁に発生するものではありません。手続きするにあたり準備しなければいけないことやお世話になっている取引先への挨拶などやらなければいけないことが多いです。

やることを事前に調べてとしてまとめておくと一つ一つ確実にステップを踏みながら着実に取り組めるようになり、新しいオフィスへの移転が楽しみになるのではないかと思います。

*オフィス移転時のチェックが出来るようにチェックリストをエクセルファイルでご用意しました。
ダウンロードをしてご利用ください。
オフィス移転のチェックリスト.xlsx

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