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【オフィス移転のマナー】移転のお知らせの基本+例文集

2017-09-01 10:01:00
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オフィスを移転する際、取引先などお世話になっている人や企業へ移転のご案内は必要不可欠です。

移転に伴う手続きや準備など、日常業務に加えて慌ただしくなり、案内を後回しにして忘れてしまいがちになりますが、ご案内をするのとしないのとでは相手に与える印象や信頼関係も大きく変わります。

今回はオフィスのマナーとして押さえておきたい、移転時の案内を文例つきでご紹介していきます。

関連:オフィス移転時のタスク総まとめ

 

【目次】
オフィス移転の案内をするタイミング
案内は手紙?メール?
案内文例とポイント
- はがきの場合
- メールの場合
- FAXの場合
まとめ

 

オフィス移転の案内をするタイミング

オフィスの移転が決まったら「移転のお知らせ」や「移転のご挨拶」などで取引先などへのご案内の準備をします。

請求書が移転先の住所へ移転後に届くように、取引先へは1ヶ月前〜2週間前までにはご案内が届いている状態にしましょう。
文面には「いつから新オフィスになります」と明記しておくと、相手が旧住所へ古い住所へ書類を送ってしまったなどの発生が起こりにくくなります。

はがきなどを発送してご案内する場合は、送り先のリストアップ、デザインや文書の作成、印刷業者へ発注などを考慮して2〜3ヶ月前から準備を進めることをおすすめします。

 

案内は手紙?メール?

取引先への移転のご案内は、はがきや封書などの手紙、FAX、メールなど様々な方法で送ることができますが、どのような形式で送るのが良いか迷ってしまいますよね。

はがきで送ることが一般的とされていますが、最近ではメールで送ることも増えているようです。
会社によって様々ですが、親しい取引先へは封書で送る、経理などの実務担当者にはFAXで送るなどと相手に合わせて方法を変えて送っているケースもあります。

いずれの場合も、ただご案内を送るだけではなく、取引先の担当者に電話やメールをしてもらうなどのフォローを入れてもらうことによって、相手の印象に残りやすく確実に伝えることができます。

また、コーポレートサイトで移転のお知らせを出すなど、広範囲にご案内することも忘れないようにしましょう。

 

案内文例とポイント

ここではそのままご利用いただける、文例や書き方のポイントをはがきとメールとFAXでご紹介します。

ビジネスマンとして身につけておきたい正しい社外文書の書き方」でも書き方の基本をまとめていますので、併せてご覧ください。

はがきの場合

はがきをはじめ、文書でご案内を送る場合は文章の形式が決まっていますので、形式を守って作成するときれいでまとまりのある内容ができます。

文書を作成する際、マナーで句読点を入れないというのが慶事など儀礼的な文書の慣例としてありますが、絶対に使ってはいけないというわけではありませんので、読みやすさなどを考慮して句読点をつけていただいても問題はないかと思います。

もし、書面上でゆとりがあれば、新オフィスの所在を示した地図を添えると、送る相手にわかりやすさが伝わります。

 

文例とポイント

文例

事務所移転のお知らせ

拝啓 ◯◯の候 皆様におかれましてはますますご健勝のこととお喜び申し上げます
さて このたび平成◯年◯月◯日より左記の住所へ事務所を移転する
運びとなりましたのでご案内申し上げます
社員一同 気持ちを新たに日頃のご愛顧に報いるべく専心努力いたしますので
今後ともご指導ご鞭撻を賜りますようよろしくお願い申し上げます
略儀ながら書中をもちましてご挨拶申し上げます
敬具

平成◯年◯月 吉日

新住所 〒一〇〇ー一〇〇二 東京都千代田区一ー二ー三 △△ビル一四階
電 話 〇三ー〇〇〇〇ー〇〇〇一
株式会社□□
代表取締役 鈴木 一郎

 

ポイント

1.タイトルは一行目中央に記入します
この他、「本社移転のご案内」などオフィスの住所が変わりますと一目で伝わるタイトルにしましょう。

2.冒頭の挨拶を記入します
例文の「拝啓」はつつしんで申し上げますという挨拶文で一般的に使われています。拝啓よりも丁寧な言葉を用いたいときは、「謹啓」などに言葉を変えると良いです。
ただし、「前略」は挨拶文を省略し、簡略的に物事を伝えるときに用いる言葉なので、移転のご案内を含むビジネス文書には適していないものとされていますので、注意しましょう。

3.時候の挨拶を記入します
季節や天候を表す言葉を用いた挨拶文で、冒頭の挨拶とセットになります。時期によって用いる言葉が異なりますので、移転時期にあった挨拶を確認しましょう。

参考:時候の挨拶|手紙の書き方大辞典

4.伝えたい内容(移転の日程など)を記入します

5.結びの挨拶を記入します
例文では、冒頭の挨拶で「拝啓」を用いているので、結び言葉の「拝啓」がセットになります。また、「謹啓」を用いるときは「謹言」を用いることが多いようです。

6.案内を送る「年月」+「吉日」を記入
本来はいつご案内を作成しましたという意味合いで「年月日」で記入したいところですが、移転のご案内のような文書は大量に印刷するケースが多く、作成日と発送日にずれが生じたときに違和感が出てしまいます。
そのため、縁起の良い言葉の「吉日」を用いて日付をぼやかしておくと良いと言われています。

7.移転先の住所を記入します

 

メールの場合

季節の挨拶を使用しないため、はがきの場合と比べてあまり堅苦しくない印象になります。
ですが、取引先によっては簡素であまり良い印象を持たれないこともありますので、メールで送る際は丁寧に、感謝を込めた内容で送ると良いと思います。

文例1

タイトル:事務所移転のお知らせ
本文:
△△株式会社
総務部 部長 山田 太郎様

いつもお世話になっております。株式会社□□ ××部の田中 次郎です。

このたび、平成◯年◯月◯日をもちまして下記の住所へ移転いたしますのでご案内申し上げます。
つきましては電話番号の変更もありますので、合わせてご案内いたします。

移転後も変わらぬご支援・ご鞭撻のほどよろしくお願い申し上げます。
また、お近くに起こしの際は、ぜひお立ち寄りください。

■新住所■
株式会社□□
〒100−1002 東京都千代田区1−2−3 △△ビル14階
電話:03-0000-0001

 

文例2

タイトル:本社移転のご案内
本文:
お取引様各位

平素よりご愛顧いただき誠にありがとうございます。
このたび弊社は、本社移転に伴い、下記へ移転する運びとなりました。
これを機に、社員一同さらに努力いたしますので、今後ともよろしくお願いいたします。

メールで恐縮ではございますが、略儀ながらご報告させていただきます。

<新住所>
〒100−1002 東京都千代田区1−2−3 △△ビル14階
<新電話番号>
03-0000-0001
<移転日時>
2017年◯月◯日
尚、◯月◯日は移転作業のため、誠に勝手ながら休業とさせていただき、翌日◯日から営業を開始させていただきます。

 

FAXの場合

本社移転のご案内(FAX文例).doxs

はがきと同様に「冒頭の挨拶」「時候の挨拶」「結びの挨拶」がセットで入ります。それに「記」と「以上」が加わります。

「記」と「以上」は、文書の中で伝達事項の詳細を箇条書きなどで伝えたいときによく使われている言葉で、「記」は詳細は次のとおりです、「以上」は詳細はここまでになります、という意味合いを持っています。
FAXの他、社内や社外で作成する書類で見てほしい部分をはっきりさせたいときにに使える言葉ですので、覚えておくと便利です。

 

まとめ

オフィスの移転は会社の大きなイベントの一つです。気持ちを新たにして働くきっかけにもなりますし、日頃からお世話になっている取引先の方々への感謝の気持ちを伝える機会でもあります。

ご紹介した例文などを参考に、今後もおつきあいしていただけるような心を込めたご案内をしていただければと思います。

移転のご案内準備として、取引先のリストアップをあらかじめしておくこともおすすめします。
例えば、名刺管理のクラウドサービスを活用した取引先の管理や共有や、「顧客情報を無駄にしないために最低限抑えておきたい顧客管理7つのポイント」でご紹介しているポイントを押さえて行うと、移転のご案内以外の社外文書にも活用できるので便利です。

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