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中小企業・ベンチャー企業を支える3つの社内業務の基本と業務効率化のヒント

2017-12-12 10:58:00
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社内業務と聞くと総務、経理、人事、カスタマーサポートなど会社の中で行う仕事を連想する方も多いのではないでしょうか。
実は、このような仕事を「バックオフィス」「フロントオフィス」「ミドルオフィス」と呼ぶことがあります。

大企業や中堅企業ではこのような部門があることがほとんどですが、中小企業やベンチャー企業では社内業務を行う人材や部門が不足していて、経営者や社員が本業と兼任して行うこともあります。

今回は、それぞれがどのような業務を担っているのかと業務効率化を進めるヒントをまとめてみました。

 

【目次】
会社を支える3つの社内業務
- バックオフィスの特徴
- フロントオフィスの特徴
- ミドルオフィスの特徴
社内業務の効率化を進めるヒント
- 社内業務を士業にアウトソースする
- クラウドサービスを利用する
- 外部の業務代行会社へアウトソースする
まとめ

 

会社を支える3つの社内業務

バックオフィスの特徴

バックオフィスは、取引先など会社に関わるお客様と直接やり取りを行わない社内業務で、総務、法務、人事、経理、財務などの会社の事務的な業務に携わっている部門です。

人事・給与管理、生産管理、在庫管理など、直接利益を生み出すポジションではありませんが、従事する業務は幅広くあります。

中小企業やベンチャー企業におけるバックオフィス業務では、会社の経営を継続するために欠かせない数値やデータを取り扱う業務を担うこともありますので、決まった業務をこなすだけではなく経営をサポート出来る状態であることも必要になります。

 

フロントオフィスの特徴

フロントオフィスは、営業、マーケティング、カスタマーサポートなどお客様との関わりのある業務に携わっている部門です。

フロントオフィスの業務はお客様と直接関わる業務のため、会社の商品やサービスを理解して適切な説明や問合せの受け答えが出来ること、お客様によって求めているものへの違いを察知して臨機応変に対応する力などが求められます。

 

ミドルオフィスの特徴

ミドルオフィスは、バックオフィスとフロントオフィスをつなぐ役として、会社によって担っている業務は様々です。

損益管理や与信管理、コンプライアンス管理など社内・社外におけるリスクマネジメントや、契約内容の確認などのフロントオフィス業務のサポート、経営や営業部門の戦略の立案・分析・改善などのプロジェクトに関わることもあります。

直接お客様に関わる業務を行わないポジションですが、業務によってはバックオフィスとフロントオフィスのサポートできるように両方の業務知識を必要になります。

近年では、中小企業やベンチャー企業などの部門や人材が不足している企業を中心に、データ分析や法令など専門知識が必要な部分をアウトソーシングやクラウドサービスを活用してミドルオフィスの業務効率化を進めるところも増えているようです。

 

社内業務の効率化を進めるヒント

社内業務を士業にアウトソースする

社内業務を専門の士業へアウトソースすることも、効率化を進める手段としておすすめです。
業務にかかる負担をアウトソースすることによって軽減・分散することができますし、専門性の高い士業の知見を得て経営に役立てることもできます。

社内業務に関わる士業と主な業務内容をまとめましたので、参考にしてください。

 

弁護士

契約書の作成・相談、コンプライアンス教育、M&A契約のサポート、訴訟・裁判関係の書類作成・相談など

弁理士

特許の出願・調査、知的財産に関するサポートなど

司法書士

定款の作成・相談、会社登記、不動産登記、株式登記などの登記手続き、法務局に提出する書類の作成・相談など

行政書士

飲食店などの営業許可など官公庁に提出する書類の作成、建築許可の申請・相談、内容証明の作成・相談、外国人関係の手続き・相談など

社会保険労務士

就業規則・労使協定の作成・相談、社会保険や労働保険の手続き、マイナンバー関連の相談、雇用・労働に関する相談、給与計算代行・相談、給付・休職関係の手続き・相談、厚生労働省関係の助成金申請・相談、人事に関するコンサルティングなど

税理士

記帳や仕訳の代行・相談、年末調整の作成・相談、決算に関する書類作成・相談、節税の相談・サポート、税務調査の立会いなど

公認会計士

監査、経営戦略の相談、税に関する申告、M&Aに関するサポート、資産管理の相談など

その他、リスクマネジメントや経営戦略などは経営コンサルタント、人材の採用や育成などに関することは人材コンサルタントなどと詳しい専門家も相談窓口として活用することも社内業務の効率化に役立ちます。

 

クラウドサービスを利用する

ここ数年で社内業務を効率化してくれるクラウドサービスが増えてきており、中小企業やベンチャー企業での利用を想定した各分野のサービスも充実しています。

クラウドサービスは、インターネットにつながる環境であればサービスの利用ができますので、例えば見積書や請求書の確認や捺印の申請などが外出先や在宅勤務の方でも利用ができます。

外出先でも利用できる点で、セキュリティ面で不安に感じる方もいらっしゃるのではないかと思いますが、セキュリティ対策をしっかり行っている信頼性の高いサービスも多くあります。

例えば、クラウド型業務・経営管理システムのboardは、インターネットにつながる環境であれば場所を問わず、見積書や請求書などの書類発行、捺印申請、受発注のステータス管理、売上分析などの周辺業務の効率化をサポートします。
セキュリティ面では、データの暗号化・ウイルス対策・外部からの攻撃に対する対策など、様々な取り組みがされています。

 

外部の業務代行会社へアウトソースする

中小企業やベンチャー企業の多くは総務や経理などのバックオフィスを中心に社内業務を行う部門が不足しており、経営者や社員が兼任して業務を行うこともあります。
しかし、会社が成長するために本業に集中したい気持ちがあると思いますし、給与計算や税務申告などの事務作業を並行して行うとなると、業務負担も大きくなってしまうなどの悩みも発生するのではないでしょうか。

そこで、業務をアウトソースすることも社内業務効率化の選択肢の一つです。
給与計算や社会保険関連の管理や申請、電話代行サービスなどアウトソーシング可能な業務が幅広くあり、少額で個人に依頼できるものから大手の専門業者まで依頼ができるところが多く存在しますので、依頼したい内容に合わせて依頼先を選ぶことができます

詳しくは、「これは助かる!起業直後の多忙な時期に活用したいアウトソーシング系サービスまとめ」をご覧ください。

 

まとめ

バックオフィス、フロントオフィス、ミドルオフィスそれぞれの業務内容や特徴などを知っておくと自分との関わりや会社でどのような役割を担っているかより理解ができると思います。

そして、いずれの社内業務も悩みが尽きないものです。そのようなときのために、専門の士業の方、クラウドサービス、アウトソーシングがあります。
多くの場合は、オンラインで質問などの問合せができますし、返答も早い段階でもらえますので、業務負担の軽減や効率化をサポートしてくれます。

また、業務効率化のヒントは今回まとめたものの他にも様々ありますので、ぜひ自社に合った効率化の方法を探してみてください。

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