Board banner big problems

総務・労働安全衛生関係書類の保存期間総まとめ(根拠法付き)

2017-03-01 19:16:00
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

 

日々の業務をこなしていく中で社内・社外文書や契約書など作成したり、取引先からいただいたりするなどという場面があるかと思います。
それらの書類には必ず保存期限が法律で定められていて、守らないと罰則を受けるだけではなく、会社の信用を失うこともあります。

知らずに紛失・破棄してしまった…といった事態が起こる前に総務・労働安全衛生関係でどのような書類をどれだけの期間保存しなければならないかを確認していきましょう。

 

総務関係書類の保存期間

永久

会社に関する重要な文書

書類 根拠 起算日

定款

就業規則、社内規定に関連する社内通達文書

株主に関する帳簿
(株主名簿、新株予約権原簿、端株原簿、社債原簿、株券喪失登録簿)

訴訟関係書類

社報・社内報などの重要刊行物

稟議書、重要な決裁文書

法律などによる定めはなく、破棄をしても法律上罰則はありません。

定款の場合は重要な変更を行った際、過去の書類との比較しなければいけないなどの事由で提示を求められた場合、破棄されていれば出すことができないため、永久保存したほうが望ましいとされています。

完結日または作成日から

官公庁、系統機関に関する重要な文書

書類 根拠 起算日

官公庁への提出文書

官公署からの許可書・認可書、通達などに関する書類

知的所有権に関する書類(特許証や登録証、特許料や登録料の受領書など)

重要な権利や財産の得喪等に関する文書

登記関係書類(不動産、土地の所有権に関する書類)

法律などによる定めはなく、破棄をしても法律上罰則はありません。

許可や権利に関する過去から現在までの書類は会社がいつから保有しているか現在もその許可や権利があるのかといった証明になりますので、一般的に永久保存したほうが望ましいとされています。

提出日または受領、認定日から

契約・設計・開発に関する重要な書類

書類 根拠 起算日

解約の申出がない限り効力が続く契約書
それに付随する覚書などの関連文書

製品の開発・設計に関する重要な文書

法律などによる定めはなく、破棄をしても法律上罰則はありません。

契約書やそれに付随する文書は、契約書自体が契約解除の申込がない限り効力が続き、保存をし続ける必要のある重要なものと考えられてるため、永久保存が望ましいとされています。

開発・設計に関する文書についても会社の経営に関する重要な書類のひとつと考えられるため、永久保存が望ましいとされています。

契約日、文書の作成日から

 

10年

議事録

書類 根拠 起算日
株主総会議事録 会社法第318条 株主総会の日から
*本店は10年保存となっていますが、支店の場合は3年保存とされています
取締役会議事録 会社法第371条 取締役会の日から
重要会議の記録

法律などによる定めはありませんが、会社法第413条に委員会設置会社における委員会議事録を10年保管の義務付けが定められており、これに準ずる形で重要会議の記録も10年保存が望ましいとされています。

参考元:会社法第413条

記録を作成した日から
満期または解約となった契約書

法律などによる定めはありませんが、民法第167条に定められている一般債権の消滅時効期間の10年を基本として保存をするのが望ましいとされています。

参考元:民法第167条

満期または解約の日から

自社製品に関する記録

書類 根拠 起算日
製品の製造、加工、出荷、販売の記録

製造物責任法(PL法)第5条、第6条

*製造業者等が当該製造物を引き渡した後に損害賠償が発生した場合の保存期限を設けたほうが望ましいとされているため、10年保存としています。

納品日から

 

7年

書類 根拠 起算日
契約期限を伴う覚書・念書・協定書など

法人税法施行規則第59条「契約書、その他これらに準ずる書類」

*法人税法上では相手先から受け取った場合になっておりますが、相手先に渡す場合も同様の取扱いをしたほうが望ましいとされています。

書類作成日または受領日から

 

5年

書類 根拠 起算日
重要な内容の発信・受信文書 法法律などによる定めは特にありませんが、例えば事業報告に関する招集文書、社員との雇用契約に関する通達文書など一般的に「重要な内容の文書」として考えられているため、同等の形で5年保存が望ましいとされています。 発信・受信日から
事業報告書

会社法第442条「各事業年度に係る事業報告」

*本店は5年保存となっていますが、支店の場合は3年保存とされています

株主総会の1週間前から
有価証券届出書・有価証券報告書およびその添付書類、訂正届出(報告)書の写し 金融取引法第25条 内閣総理大臣に提出した日から
産業廃棄物管理票(マニフェスト)の写し 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則第8条の26 受領日から
産業廃棄物処理の委託契約書 廃棄物の処理及び清掃に関する法律施行規則第8条の4の3 契約終了日から
一般健康診断個人票 労働安全衛生規則第51条 作成日から

 

3年

書類 根拠 起算日
四半期報告書、半期報告書およびその訂正報告書の写し 金融商品取引法第25条「各号に掲げる書類(縦欄書類)」 内閣総理大臣に提出した日から
官公署関係の簡易な認可・出願等の文書

法律などによる定めはありませんが、公文書管理法第2条の別表2「イ 許認可等をするための決裁文書であって、当該許認可等の効果が3年間存続」に準ずる形で簡易な許可・出願書類も3年保存が望ましいとされています。

公文書管理法第2条
公文書管理法第2条 別表2

*法令上の「行政文書」が「官公署関係の文書」となります。

出願、受領日から
業務日報

法律などによる定めは特にありませんが、日報の内容によって保存期間を決めていただくのがおすすめです。

こちらでは従業員の勤怠等(労働関係の重要書類)に関する記録を基準に考え、3年保存としております。税法の基準(帳簿書類として)で考えた場合は7年保存が良いとされています。

また、タクシーやトラックの運転手さんの場合ですと、貨物自動車運送事業輸送安全規則上では1年保存と定められています。

作成日から
社内会議の記録、軽易な契約関係書類など 法律などによる定めはありませんが、「官公署関係の簡易文書」と同格と考え「簡易な法人文書」として3年保存することが良いとされています 作成日または契約日から

労働安全衛生に関する記録

書類 根拠 起算日

安全委員会議事録

衛生委員会議事録

安全衛生委員会議事録

労働安全衛生規則第23条「委員会における議事で重要なものに係る記録」 作成日から
救護に関する訓練の記録 労働安全衛生規則第24条の4 作成日から

 

1年

書類 根拠 起算日
臨時報告書、自己株券買付状況報告書およびそれぞれの訂正報告書の写し 金融商品取引法第25条 内閣総理大臣に提出した日から
外部との軽易的な往復文書、受信・発信文書

法律による定めや罰則などはありません。

前述に該当しない文書で簡単な確認やご挨拶などの内容であれば、遡って提示を求められる可能性を考慮して1年程度の保存で良いとされています。

書類の作成日または受信、発信日から
簡易な通知書類、調査書類、参考書類

法律による定めや罰則などはありません。

前述に該当しない書類で会社の経営等に影響しない簡単なアンケート程度の調査などであれば、遡っての提示を求められる可能性を考慮して1年程度の保存で良いと一般的に考えられています。

作成日から

 

まとめ

総務で保存をしていく書類は経理や人事・労務に関わるものも含まれていて、中には法律の定めがなく、どのくらい保存すべきか、どの保存期間に当てはめていいかわからなくて悩ましい書類もあるかもしれません。

そのようなときは一覧の期間を基本として保存していくだけではなく、自社で保存期間を文書管理規程などとして定め、運用するのも1つの方法です。
保存期間を決める際は、部署や部門ごとに同じ文書をバラバラの期間で保存してしまう、といったことがないように全社で統一できるようにしていきましょう。

  • このエントリーをはてなブックマークに追加
Board banner big green