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スムーズな業務引継ぎ計画の作り方と5つのポイント

2017-03-02 11:51:00
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部署異動、転勤などの人事異動、産前産後休暇や退職などに伴い、誰かに仕事を引継いだり誰かから仕事を引継がれるという経験がある方もいらっしゃるかと思います。

業務の引継ぎは、限られた時間の中で通常業務と並行して後任の担当者に業務の説明を行うため、引継ぎ内容がきちんと伝わっていなかったり煩雑になってしまうことがあるかもしれません。そうなると、引継いだあともサポートしなければいけなかったり、業務がスムーズに行われないなど、会社の利益に影響するなどのトラブルも発生しかねません。

今回は効率よく引き継ぎができるように、スムーズな業務の引継ぎ計画のポイントをご紹介していきます。

 

【目次】
引継ぎ業務のスケジュールの作り方
引継ぎ資料の作り方
1. 月末などの定期的なタスクと単発のタスクを分けて整理する
2. はじめて業務を担当したことを思い出す
3. 業務の優先順位をつける
4. 目次を付けて引継ぎ資料を一覧化する
5. 引継ぎ資料の保管場所を決めて明確にする
引継ぎ後について
まとめ

 

引継ぎ業務のスケジュールの作り方

自分の担当業務を誰かに引継がなければならない状況になった時、引継ぎ内容が不十分だと後任の担当者が引継ぎ業務を理解しておらず、業務が滞ってしまう…といった問題が発生することがありえます。

異動、転勤、休職、退職などの日程が決まったらまずは「あと何日引継ぎができるか」、「どれくらいの時間を引継ぎに費やせるか」を確認してスケジュールを作成しましょう。この時、引継ぎをいつまでに完了させるか、イレギュラー業務や残務整理の時間を想定して作成するとゆとりをもって対応することができます。

スケジュールに組込む内容は業務内容などにより異なりますが、以下の項目をベースに細かく組み込んでいくと良いです。

 

・引継ぎ内容の洗い出し
・引継ぎ資料の作成
・後任の担当者の選定
・引継ぎ範囲の確認
・後任の担当者へ業務の引継ぎ
・引継ぎ資料の保管場所の周知
・関係各所へのご挨拶、後任の担当者の紹介
 ※取引先や顧客の引継ぎがある場合、相手先に連絡や挨拶をする時間を考慮しましょう。

 

引継ぎ資料の作り方

引継ぎをするためには、伝え漏れや説明の不足がないよう内容の洗い出しをしてから引継ぎ資料を作成する流れが多いかと思います。

作成していくと不足がないようにという考えに重点がいってしまい、あれこれ付け加えて本来の引継ぎ内容からポイントがずれてわかりにくくなってしまったり、資料を作成する手が進まなくなってしまいがちです。
引継いだ後も役に立つ資料づくりをスムーズに行うのためのポイントをまとめましたので見ていきましょう。

 

1.月末などの定期的なタスクと単発のタスクを分けて整理する

業務には請求書の作成・発送のような月末など決まった時期に行うもの、特定の案件のデータ入力といった単発で行うものなど様々なサイクルがあるかと思います。

引継ぐ業務を「年に1度」「月末」「単発」などサイクル別でタスク分けしておくと、自分が認識している引継ぎ業務の整理ができ、もれているタスクがないかの確認にもなります。また、後任の担当者がどの業務から手をつけて良いかや費やす時間、作業ボリュームなど業務のスタートからゴールまでの道筋が明確になり、着手しやすくなります。

もし、自分が着手しているプロジェクトなど自分が在籍している期間で完了出来ない業務がある場合はタスクに以下の項目を加えると良いです。

 

・タスク名
・タスクを終了させる日(納品日など)
・このタスクに関わっている責任者、担当者、取引先
・現在の進捗状況
・注意点

 

2.はじめて業務を担当したことを思い出す

担当している業務を自分がやり慣れている流れをベースに説明すると、理解しにくく不十分な引継ぎになってしまう可能性があります。そうなると完全に業務の引継ぎができたとはいえません。

引継ぎを受ける人ははじめてその業務をする人だということを意識して、自分がはじめてその業務を担当したときのことや過去の作業工程の振返り、業務に関わる担当者など業務に関する内容を細かく洗い出しましょう。

洗い出す際、箇条書きなどにして整理しておくと要点がまとまったわかりやすい資料作りにつながります。また、業務に取り掛かる時の注意点や効率の良いやり方など自身が経験して得たコツの説明もしやすくなります。

 

3.業務に優先順位をつける

後任の担当者は必ずしも自分の引継ぐ業務だけを行うとは限りません。元々担当している業務と兼任することもありますので、そのことを想定して自分が引継ぐ業務がどれくらい重要かを確認しましょう。

そうすることによって重要なものをしっかりと説明する時間が確保しやすくなりますし、後任の担当者が他の業務と兼任して行う際の業務スケジュールも一緒に計画できる余裕が出てきます。優先順位がつけられない場合は、上司に相談して決めていくのもいいかと思います。

 

4.目次を付けて引継ぎ資料を一覧化する

みなさんが日常的に見ている本や雑誌にはたくさんの情報が1つにまとめられていていますが、どこのページにどんな内容があるかわかりやすく目次がつけられているかと思います。

引継ぎ資料にもどこに何があるかをひと目でわかるように目次をつけてあげると、全体を俯瞰して把握するのに便利ですし、「この内容をすぐ知りたい」といったときにすぐに見つけられることができます。全体の把握と知りたい内容を探す時間の短縮に効果的です。

ちょっとしたことですが、誰の目にもわかりやすくする心がけも引継ぎの大事なポイントになります。

 

5.引継ぎ資料の保管場所を決めて明確にする

業務を引継いで後任の担当者など引継ぎ資料を見たい時、どこにあるかわからなければ引継ぎをした意味や作成した意味がなくなってしまいます。

そうならないように「紙で出力した◯◯業務の引継ぎ資料はここです」、「データでは✕✕に保管しています」、「過去に◯◯の業務を行ったときのデータは✕✕にあります」など伝えましょう。

ただ伝えるだけではなく「20160331_△△プロジェクト経費一覧」など、探しやすいようにデータ名をつけてあげたり、紙の資料を保管しているファイルの背表紙に「△△プロジェクト引継ぎ資料」とタイトルをつけて探しやすい状態にすると良いです。

 

引継ぎ後について

業務を引継いだ後、「もう自分の業務ではないから…」などとそれっきりにはしていることはないでしょうか。後任の担当者が業務に取掛かるタイミングでメールなどで「どうですか」などの一声や確認事項を伝えてみましょう。

ちょっとしたケアをするだけでも引継いだ業務をはじめて行う側は安心しますし、その時に業務内容の不明点など確認したいことも聞きやすい状態になるかと思います。

もし、声をかけにくければ、引継ぎした時に「何かあればこちらに連絡してください」や「◯◯の業務は営業部の□□さんも詳しいですよ」などと相談しやすい環境を作るのも良いです。

 

まとめ

引継ぎの方法は双方が気持ちよく仕事に取り組めるように、引継ぎをする側は細かく・丁寧に・責任をもって業務内容を伝える、引継ぐ側は滞りなく取り組めるように不明点を解消し業務内容を理解することが大切になります。

ご紹介したポイントは普段取り組んでいる仕事の意味や内容を理解していれば難しくないものばかりです。今の自分には関係のないこと思わず、人に何かを伝えるときや通常業務を進めるときの参考に取り入れてみてはいかがでしょうか。

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